This workflow follows the Agent → Gmail recipe pattern — see all workflows that pair these two integrations.
The workflow JSON
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{
"name": "process-refund-logic-agent",
"nodes": [
{
"parameters": {
"httpMethod": "POST",
"path": "5562738d-2e64-4881-bdea-559adc5e7d10",
"options": {}
},
"type": "n8n-nodes-base.webhook",
"typeVersion": 2.1,
"position": [
0,
0
],
"id": "ced62794-6424-4953-a67e-d4f6783431e3",
"name": "Webhook"
},
{
"parameters": {
"options": {}
},
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatGoogleGemini",
"typeVersion": 1,
"position": [
96,
208
],
"id": "c132cf1e-4e09-4ea2-b668-8db536035703",
"name": "Google Gemini Chat Model",
"credentials": {
"googlePalmApi": {
"name": "<your credential>"
}
}
},
{
"parameters": {
"jsonSchemaExample": "{\n \"nome\": \"Alon\",\n \"email\": \"alon@exemplo.com\",\n \"produto_reembolso\": \"Software de Contabilidade\",\n \"comentario\": \"O software \u00e9 bom mas tive problemas pessoais\",\n \"sentimento\": \"neutro\",\n \"cliente_encontrado\": true,\n \"nome_completo\": \"Alon Pinheiro\",\n \"total_gasto_cliente\": 1000,\n \"dias_desde_compra\": 15\n}\n\n"
},
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.outputParserStructured",
"typeVersion": 1.3,
"position": [
448,
208
],
"id": "fbc58a3d-1e9f-44db-8d36-bb8bbae974e1",
"name": "Structured Output Parser (json)"
},
{
"parameters": {
"content": "Standard Customer",
"height": 224,
"width": 448
},
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"typeVersion": 1,
"position": [
784,
-192
],
"id": "d28bef79-fd1b-4a35-a33c-c1949a580f27",
"name": "Sticky Note"
},
{
"parameters": {
"content": "VIP Customer\n\n",
"height": 208,
"width": 832,
"color": 4
},
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"typeVersion": 1,
"position": [
784,
48
],
"id": "bc3f8ac0-e5e1-4cbd-85d1-6a9702d4c686",
"name": "Sticky Note1"
},
{
"parameters": {
"content": "Complaining Customer",
"height": 208,
"width": 832,
"color": 3
},
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"typeVersion": 1,
"position": [
784,
272
],
"id": "bd778250-62b0-452d-a3ec-9318e269fe69",
"name": "Sticky Note2"
},
{
"parameters": {
"content": "Customer within the deadline",
"height": 224,
"width": 832,
"color": 4
},
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"typeVersion": 1,
"position": [
784,
496
],
"id": "2def5003-e705-44d1-acab-082458d9d6b1",
"name": "Sticky Note3"
},
{
"parameters": {
"sendTo": "={{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.email }}",
"subject": "Retorno sobre sua solicita\u00e7\u00e3o de reembolso",
"message": "=Ol\u00e1 {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.nome }}. \n\nRecebemos seu pedido de reembolso.\n\nVerificamos aqui que voc\u00ea ainda est\u00e1 dentro do prazo de garantia incondicional de 7 dias. \ud83d\udc4d\n\nNossa equipe financeira j\u00e1 foi notificada e o processo ser\u00e1 seguido conforme nossos termos.",
"options": {
"appendAttribution": false
}
},
"type": "n8n-nodes-base.gmail",
"typeVersion": 2.2,
"position": [
832,
544
],
"id": "1ee03df2-bd84-4688-8cbe-5b7f7c93c58b",
"name": "Gmail: Send Retention Email",
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"name": "<your credential>"
}
}
},
{
"parameters": {
"sendTo": "={{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.email }}",
"subject": "Retorno sobre sua solicita\u00e7\u00e3o de reembolso",
"message": "=Ol\u00e1, {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.nome }}. Analisei sua solicita\u00e7\u00e3o de reembolso. Verifiquei aqui que a compra foi efetuada h\u00e1 mais de 7 dias. Como o prazo de garantia incondicional \u00e9 de 7 dias corridos, infelizmente n\u00e3o conseguiremos prosseguir com o reembolso. Caso tenha d\u00favidas sobre o acesso ou uso do produto, nossa equipe de suporte continua \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o para te ajudar a tirar o melhor proveito dele. Atenciosamente, Alon",
"options": {
"appendAttribution": false
}
},
"type": "n8n-nodes-base.gmail",
"typeVersion": 2.2,
"position": [
1040,
-144
],
"id": "83ea6981-a7f7-41b1-9fbc-dd6fbea1ae4d",
"name": "Gmail: Send Deadline Expired Email",
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"name": "<your credential>"
}
}
},
{
"parameters": {
"documentId": {
"__rl": true,
"value": "={{ $env.SHEETS_REFUND_ID }}",
"mode": "id"
},
"sheetName": {
"__rl": true,
"value": "={{ $env.SHEETS_REFUND_TAB_NAME }}",
"mode": "name"
},
"options": {}
},
"type": "n8n-nodes-base.googleSheetsTool",
"typeVersion": 4.7,
"position": [
304,
224
],
"id": "7f43d711-678d-4675-aecc-993dcbc143db",
"name": "Sheets: Read Customer Database",
"credentials": {
"googleSheetsOAuth2Api": {
"name": "<your credential>"
}
}
},
{
"parameters": {
"chatId": "={{ $env.TELEGRAM_REFUND_CHAT_ID}}",
"text": "=\u26a0\ufe0f Aten\u00e7\u00e3o aqui, gente.\n\nTemos um cliente que pediu reembolso fora do prazo, mas mandou uma mensagem bem pesada..\n\nO coment\u00e1rio dele foi esse: \"{{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.comentario }}\"\n\nPra evitar que ele v\u00e1 pro Reclame Aqui ou procon, eu j\u00e1 respondi dizendo que escalei o caso pra ger\u00eancia. Conseguem dar uma aten\u00e7\u00e3o pra esse caso por favor?\n\nCliente: {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.nome }}\nE-mail: {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.email }}\nProduto: {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.produto_reembolso }}",
"additionalFields": {
"appendAttribution": false
}
},
"type": "n8n-nodes-base.telegram",
"typeVersion": 1.2,
"position": [
1424,
304
],
"id": "d71b9117-2143-4a6a-86f4-20e2562e242f",
"name": "Telegram: Complaining Customer Alert",
"credentials": {
"telegramApi": {
"name": "<your credential>"
}
}
},
{
"parameters": {
"chatId": "={{ $env.TELEGRAM_REFUND_CHAT_ID}}",
"text": "=[Pedido de Reembolso fora do Prazo] \n\nPessoal, chegou um pedido de reembolso de um cliente que estourou o prazo de 7 dias (t\u00e1 com {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.dias_desde_compra }} dias).\n\nO sistema barrou, mas como ele \u00e9 VIP, pe\u00e7o que verifiquem com aten\u00e7\u00e3o e avaliem reembolsar o aluno.\n\nAvisei pra ele que a gente ia analisar com carinho e dar um retorno em 24h. Conseguem ver com o financeiro se liberamos essa exce\u00e7\u00e3o pra n\u00e3o perder o cliente?\n\nCliente: {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.nome }}\nE-mail: {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.email }}\nProduto: {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.produto_reembolso }}",
"additionalFields": {
"appendAttribution": false
}
},
"type": "n8n-nodes-base.telegram",
"typeVersion": 1.2,
"position": [
1424,
80
],
"id": "2395ae37-9046-4bf3-9134-2074f73e2209",
"name": "Telegram: VIP Customer Alert",
"credentials": {
"telegramApi": {
"name": "<your credential>"
}
}
},
{
"parameters": {
"sendTo": "={{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.email }}",
"subject": "Atualiza\u00e7\u00e3o sobre seu pedido de reembolso",
"message": "=Ol\u00e1, {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.nome }}.\nRecebi sua solicita\u00e7\u00e3o de reembolso. Notei que o prazo contratual de 7 dias j\u00e1 expirou, que \u00e9 o prazo de garantia do produto.\nPor\u00e9m, como voc\u00ea \u00e9 um dos nossos melhores clientes, n\u00e3o quero encerrar seu caso automaticamente. Encaminhei seu pedido pessoalmente para a nossa equipe financeira analisar uma exce\u00e7\u00e3o.\nEm at\u00e9 24h a nossa equipe entrar\u00e1 em contato com voc\u00ea para dar um retorno.\nAtenciosamente, \nAlon",
"options": {
"appendAttribution": false
}
},
"type": "n8n-nodes-base.gmail",
"typeVersion": 2.2,
"position": [
1216,
80
],
"id": "c52d1c3f-3fc6-429e-9f98-2933dc2bc355",
"name": "Gmail: Send VIP Refund Notification",
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"name": "<your credential>"
}
}
},
{
"parameters": {
"sendTo": "={{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.email }}",
"subject": "Recebemos sua mensagem - Caso escalado para a Ger\u00eancia",
"message": "=Ol\u00e1, {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.nome }}.\nLi atentamente seu coment\u00e1rio e lamento sua insatisfa\u00e7\u00e3o.\nO sistema identificou que a compra est\u00e1 fora do prazo de garantia de 7 dias. No entanto, dada a seriedade do seu relato, optei por n\u00e3o finalizar o atendimento por aqui.\nEscalei seu caso com prioridade para o nosso gerente de suporte. Ele vai analisar a situa\u00e7\u00e3o e retornar\u00e1 o contato o mais breve poss\u00edvel para resolvermos isso.\nAtenciosamente, \nAlon",
"options": {
"appendAttribution": false
}
},
"type": "n8n-nodes-base.gmail",
"typeVersion": 2.2,
"position": [
1216,
304
],
"id": "507c4dbf-b4a9-473a-8caa-0e631c66d3cd",
"name": "Gmail: Send Critical Support Reply",
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"name": "<your credential>"
}
}
},
{
"parameters": {
"chatId": "={{ $env.TELEGRAM_REFUND_CHAT_ID}}",
"text": "=[Pedido de Reembolso]\n\nPessoal, chegou um pedido de reembolso de um cliente dentro do prazo de 7 dias.\n\nO coment\u00e1rio dele foi esse: \"{{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.comentario }}\"\n\nCliente: {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.nome }}\nE-mail: {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.email }}\nProduto: {{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.produto_reembolso }}",
"replyMarkup": "=none",
"forceReply": {},
"replyKeyboardOptions": {},
"replyKeyboardRemove": {},
"additionalFields": {
"appendAttribution": false
}
},
"type": "n8n-nodes-base.telegram",
"typeVersion": 1.2,
"position": [
1040,
544
],
"id": "63b00939-1382-4cfb-bd82-2173db954836",
"name": "Telegram: Alert New Refund Request",
"credentials": {
"telegramApi": {
"name": "<your credential>"
}
}
},
{
"parameters": {
"promptType": "define",
"text": "={{ $json.body.data.fields }}",
"hasOutputParser": true,
"options": {
"systemMessage": "=Voc\u00ea \u00e9 um agente que processa respostas de um formul\u00e1rio de reembolso.\n\nVoc\u00ea deve trabalhar apenas com os dados recebidos na entrada e pela planilha contida na tool.\n\nAs informa\u00e7\u00f5es que voc\u00ea ir\u00e1 precisar retornar s\u00e3o as seguintes:\n\n- nome: Nome do cliente proveniente do formul\u00e1rio\n- email: E-mail do cliente proveniente do formul\u00e1rio\n- produto_reembolso: De qual produto o cliente est\u00e1 pedindo reembolso, proveniente do formul\u00e1rio\n- comentario: Coment\u00e1rio por escrito do cliente, proveniente do formul\u00e1rio\n- sentimento: Uma an\u00e1lise de sentimento a partir do coment\u00e1rio do cliente no formul\u00e1rio (instru\u00e7\u00f5es mais \u00e0 frente no prompt)\n- cliente_encontrado: uma informa\u00e7\u00e3o de verdadeiro ou falso informando se encontrou o cliente na planilha (tool)\n- nome_completo: Nome do cliente proveniente da planilha (tool)\n- total_gasto_cliente: Valor total gasto pelo cliente proveniente da planilha (tool)\n- dias_desde_compra: h\u00e1 quantos dias o cliente fez a \u00faltima compra, calculado a partir dos dados da planilha (instru\u00e7\u00f5es mais \u00e0 frente no prompt)\n\n\n\nSiga rigorosamente as etapas abaixo.\n\n---\n\n### 1) Extra\u00e7\u00e3o dos campos do formul\u00e1rio\nExtraia os seguintes campos da resposta do formul\u00e1rio:\n- Nome\n- Email\n- Qual produto que voc\u00ea deseja reembolso?\n- Comente aqui o que houve\n\nSe algum campo de texto n\u00e3o existir, retorne um texto vazio \"\".\n\n---\n\n### 2) Busca do cliente na base\n- Normalize o email (trim + lowercase).\n- Use o email como \u00daNICA chave para buscar o cliente na base (Google Sheets) via tool.\n- Nunca invente dados do cliente.\n\n- Se encontrar o cliente:\n - cliente_encontrado = true\n - Preencha com os dados exatos da planilha:\n - nome_completo: valor da coluna \"nome_cliente\"\n - total_gasto_cliente: valor da coluna \"total_gasto_cliente\"\n\n- Se n\u00e3o encontrar o cliente na planilha:\n - cliente_encontrado = false\n - nome_completo: \u201c\u201d\n - total_gasto_cliente: \u201c\u201d\n\n\n\n\n---\n\n### 3) Datas e prazo\n- Calcule a informa\u00e7\u00e3o dias_desde_compra, subtraindo a data atual da data da \u00faltima compra do cliente\n- A data da \u00faltima compra vem da planilha na tool na coluna data_ultima_compra.\n- A data atual: {{ $now }}\n- Considere apenas a parte da data (dia/m\u00eas/ano) e ignore o hor\u00e1rio\n- Voc\u00ea N\u00c3O deve gerar data atual por conta pr\u00f3pria.\n\nCom essas duas datas:\n- Calcule a quantidade de dias corridos entre data_atual e data_ultima_compra.\n- O c\u00e1lculo deve considerar apenas dias corridos.\n- Se data_ultima_compra ou data_atual n\u00e3o existirem, dias_desde_compra deve ser 0 (zero).\n\n\u26a0\ufe0f Importante:\n- Voc\u00ea N\u00c3O deve decidir aprova\u00e7\u00e3o ou nega\u00e7\u00e3o de reembolso.\n- Apenas calcule e informe os dias desde a compra.\n\n---\n\n### 4) An\u00e1lise de sentimento\nAnalise exclusivamente o texto do campo \"Comente aqui o que houve\" e classifique em:\n- positivo\n- neutro\n- negativo\n- muito_negativo\n\nCrit\u00e9rios:\nPOSITIVO: Texto educado ou positivo.\nNEUTRO: Texto objetivo, calmo ou vazio.\nNEGATIVO: Frustra\u00e7\u00e3o clara ou tom r\u00edspido.\nMUITO_NEGATIVO: Agressivo, xingamentos, amea\u00e7as de procon, processos, reclame aqui ou outros tipos de amea\u00e7a ou CAPS LOCK.\n\nNa d\u00favida entre negativo e muito negativo, seja conservador, escolha negativo.\n\n---\n\n### 5) Formato de sa\u00edda (OBRIGAT\u00d3RIO)\nRetorne APENAS um JSON cru.\nN\u00c3O use markdown (sem ```json).\n\nExemplo de estrutura desejada:\n\n{\n \"nome\": \"Texto ou vazio\",\n \"email\": \"Texto ou vazio\",\n \"produto_reembolso\": \"Texto ou vazio\",\n \"comentario\": \"Texto ou vazio\",\n \"sentimento\": \"Texto ou vazio\",\n \"cliente_encontrado\": true ou false,\n \"nome_completo\": \"Texto ou vazio\",\n \"total_gasto_cliente\": numero,\n \"dias_desde_compra\": numero,\n }\n"
}
},
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.agent",
"typeVersion": 3.1,
"position": [
208,
0
],
"id": "06fca38d-a028-4235-a7b1-36605822c535",
"name": "Agent: Process Refund Logic"
},
{
"parameters": {
"conditions": {
"options": {
"caseSensitive": true,
"leftValue": "",
"typeValidation": "strict",
"version": 3
},
"conditions": [
{
"id": "8cbd75b5-4585-4a19-93d5-9fd0dd870979",
"leftValue": "={{ $json.output.dias_desde_compra }}",
"rightValue": 7,
"operator": {
"type": "number",
"operation": "gt"
}
}
],
"combinator": "and"
},
"options": {}
},
"type": "n8n-nodes-base.if",
"typeVersion": 2.3,
"position": [
560,
0
],
"id": "12ef0a2e-6997-4af8-908b-5e4fe0591a0b",
"name": "IF: Refund Deadline Expired?"
},
{
"parameters": {
"conditions": {
"options": {
"caseSensitive": true,
"leftValue": "",
"typeValidation": "strict",
"version": 3
},
"conditions": [
{
"id": "75f80ee2-7f13-441f-9555-5cf8c2952d42",
"leftValue": "={{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.total_gasto_cliente }}",
"rightValue": 3000,
"operator": {
"type": "number",
"operation": "lt"
}
},
{
"id": "6f0c4af1-9546-4e1f-9e5d-65c2c96cf370",
"leftValue": "={{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.sentimento }}",
"rightValue": "muito_negativo",
"operator": {
"type": "string",
"operation": "notEquals"
}
}
],
"combinator": "and"
},
"options": {}
},
"type": "n8n-nodes-base.if",
"typeVersion": 2.3,
"position": [
832,
-144
],
"id": "463f946a-f200-4d1a-8654-945fd32eb280",
"name": "IF: Standard Customer?"
},
{
"parameters": {
"conditions": {
"options": {
"caseSensitive": true,
"leftValue": "",
"typeValidation": "strict",
"version": 3
},
"conditions": [
{
"id": "9fa5c00e-b3b6-40bb-af42-eafcdf1454f5",
"leftValue": "={{ $('Agent: Process Refund Logic').item.json.output.total_gasto_cliente }}",
"rightValue": 3000,
"operator": {
"type": "number",
"operation": "gte"
}
}
],
"combinator": "and"
},
"options": {}
},
"type": "n8n-nodes-base.if",
"typeVersion": 2.3,
"position": [
992,
80
],
"id": "6f4ff1ae-9f1c-493f-be92-ea465ad9d03a",
"name": "IF: Is VIP?"
}
],
"connections": {
"Webhook": {
"main": [
[
{
"node": "Agent: Process Refund Logic",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Google Gemini Chat Model": {
"ai_languageModel": [
[
{
"node": "Agent: Process Refund Logic",
"type": "ai_languageModel",
"index": 0
}
]
]
},
"Structured Output Parser (json)": {
"ai_outputParser": [
[
{
"node": "Agent: Process Refund Logic",
"type": "ai_outputParser",
"index": 0
}
]
]
},
"Gmail: Send Retention Email": {
"main": [
[
{
"node": "Telegram: Alert New Refund Request",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Sheets: Read Customer Database": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "Agent: Process Refund Logic",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
]
},
"Gmail: Send VIP Refund Notification": {
"main": [
[
{
"node": "Telegram: VIP Customer Alert",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Gmail: Send Critical Support Reply": {
"main": [
[
{
"node": "Telegram: Complaining Customer Alert",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Agent: Process Refund Logic": {
"main": [
[
{
"node": "IF: Refund Deadline Expired?",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"IF: Refund Deadline Expired?": {
"main": [
[
{
"node": "IF: Standard Customer?",
"type": "main",
"index": 0
}
],
[
{
"node": "Gmail: Send Retention Email",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"IF: Standard Customer?": {
"main": [
[
{
"node": "Gmail: Send Deadline Expired Email",
"type": "main",
"index": 0
}
],
[
{
"node": "IF: Is VIP?",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"IF: Is VIP?": {
"main": [
[
{
"node": "Gmail: Send VIP Refund Notification",
"type": "main",
"index": 0
}
],
[
{
"node": "Gmail: Send Critical Support Reply",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
},
"active": false,
"settings": {
"executionOrder": "v1",
"binaryMode": "separate",
"availableInMCP": false
},
"versionId": "4e6ad1d9-5fa2-4ed2-beb9-b09de5be8a67",
"meta": {
"templateCredsSetupCompleted": true
},
"id": "acSwxzE30DlhTUn2Yw2pP",
"tags": []
}
Credentials you'll need
Each integration node will prompt for credentials when you import. We strip credential IDs before publishing — you'll add your own.
gmailOAuth2googlePalmApigoogleSheetsOAuth2ApitelegramApi
Pro
For the full experience including quality scoring and batch install features for each workflow upgrade to Pro
About this workflow
process-refund-logic-agent. Uses lmChatGoogleGemini, outputParserStructured, gmail, googleSheetsTool. Webhook trigger; 19 nodes.
Source: https://github.com/SamuelDinizTenorio/imersao-agentes-ia-hashtag/blob/94f45a68319359a24da0760a250b00af8a7a6298/workflows/lesson-02/process-refund-logic-agent.json — original creator credit. Request a take-down →
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This automation is designed to help you generate AI-powered music tracks, cover art, and fully rendered music videos — all triggered from a simple Telegram chat and managed via Google Sheets.
OpenAI Chat, Memory Buffer Window, Output Parser Structured +11